Urlaub

In der Card "Urlaub" können Sie verschiedene Einstellungen zur Urlaubsverwaltung festlegen.

Wählen Sie aus, wie viele Kalenderjahre Sie im Vorfeld für die Mitarbeiter anzeigen möchten. Es können max. bis zu 3 Jahre im Voraus angezeigt werden.

Stellen Sie ein, wann eine Weitergabe von Urlaubsanträgen an Vertreter weitergereicht werden soll, wenn der eigentliche Vorgesetzte den Antrag innerhalb des hier hinterlegten Zeitraums nicht bearbeitet hat.

Die folgenden Einstellungsmöglichkeiten können über eine Checkbox aktiviert werden:

• Kommentare bei Genehmigung
  Wenn diese Option aktiviert ist, müssen alle Urlaubsanträge nicht nur bei Ablehnen des Antrags, sondern auch beim Genehmigen des Antrags begründet werden.
• Extraurlaub
  Ist diese Option aktiviert, haben Sie die Möglichkeit Ihren Mitarbeitern Extraurlaub auf das Urlaubskonto ein- oder auszuzahlen.
• ICS Kalender
  Hier aktivieren Sie die Möglichkeit den Urlaubskalender als ICS Kalender in Kalenderverwaltungsprogramme (Outlook, Google Kalender, etc.) einzubinden.
• Geburtstage im Abteilungskalender anzeigen
  Lassen Sie die Geburtstage im Abteilungskalender anzeigen.
• Änderungen in der Vergangenheit nur für Personaler
  Änderungen an Zeitbuchungen können in diesem Fall nur Personaler vornehmen.
• Vorhandene Abwesenheiten dürfen von Mitarbeitern überschrieben werden
  Ist diese Einstellung aktiv, können Mitarbeiter im eigenen Urlaubskalender Abwesenheiten überschreiben.
• Firmenkalenderanzeige für Mitarbeiter
  Hier können Sie aktivieren, ob Ihre Mitarbeiter nur den Urlaubskalender der Abteilung der auch den Kalender der gesamten Firma einsehen können.

In der Card "Erinnerungs E-Mails" legen Sie fest in welchen Abständen eine Erinnerungs E-Mail an die jeweiligen Vorgesetzten und Personaler versendet werden.

Die Erinnerungs-Mail "Erinnerung Urlaubskonto" geht nicht nur an den Vorgesetzten, sondern auch an den jeweiligen Mitarbeiter. In dieser E-Mail wird er über seinen aktuellen Resturlaub und den möglichen Verfall nach Jahreswechsel informiert.

Hier können Sie Einstellungen für die Vertretungsregelung während einer Abwesenheit festlegen. 

• Zusätzliche Vertretung
  Sie benötigen mehr als eine Vertretung? Dann setzen Sie den Haken bei "Zusätzliche Vertretung".
• Anzeigen aller Mitarbeiter
  Hiermit werden alle Mitarbeiter als mögliche Vertretung angezeigt.
• Pflicht für Vorgesetzte
  Soll ein Vorgesetzter (Abteilungsleiter, Personaler, CEO) zwingend eine Vertretung bei Abwesenheit hinterlegen, aktivieren Sie diese Einstellung.
• Stille Vertretung
  Ist diese Einstellung aktiv, erhalten Vertreter z.B. vom Vorgesetzten nicht die damit verbundenen Rechte um z.B. Urlaubsanträge zu genehmigen. Dies gilt global für alle Mitarbeiter.
• Mitarbeiter nicht automatisch befördern
  Um eine Beförderung im Vertretungsfall nur für Mitarbeiter mit erweiterten Rechten wie z.B. Abteilungsleiter oder Personaler zu ermöglichen, aktivieren Sie diese Einstellungsoption. Mitarbeiter mit dem Standardrecht werden nicht automatisch mit erweiterten Rechten ausgestattet, wenn Sie z.B. als Vertretung eines Abteilungsleiters eingesetzt werden.

In der Card "Urlaubsanspruch" können Sie verschiedene Einstellungen zum Urlaubsanspruch vornehmen. 

Zunächst können Sie wählen, wie der Urlaubsanspruch berechnet werden soll.
Wenn Sie den Urlaub "auf Tagesbasis" berechnen, wird der Urlaub mit Eintritt des Mitarbeiters auf das ganze Jahr berechnet.
Beispiel: Der Mitarbeiter tritt zum 15. eines Monats ein. Somit wird der Urlaubsanspruch auf den Tag genau für die Beschäftigungsdauer (ab Eintrittsdatum bis Austrittsdatum) anteilig berechnet.

Haben Sie "nur für komplette Beschäftigungsmonate" gewählt, werden nur volle Beschäftigungsmonate ab Eintritt des Mitarbeiters für die Berechnung des Urlaubsanspruches herangezogen. 
Beispiel: Der Mitarbeiter tritt zum 15. eines Monats bei. Somit ist ein Beschäftigungsmonat erst zum 15. des Folgemonats vollständig.

Wenn Sie "nur für komplette Kalendermonate" ausgewählt haben, wird der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters erst ab dem nächsten Kalendermonat nach Beschäftigungsbeginn für die Berechnung des Urlaubs verwendet, insofern der Beschäftigungsbeginn nicht zum 01. eines Monats stattgefunden hat.
Beispiel: Der Mitarbeiter tritt zum 15.01. bei. Somit beginnt die Berechnung des Urlaubsanspruchs erst ab Februar.

Sollten sich bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs halbe Urlaubstage ergeben, können Sie individuell einstellen, wie diese berücksichtigt werden sollen. Um halbe Tage immer auf einen ganzen Tag zu runden, aktivieren Sie die Checkbox "gleich 0,5 aufrunden". 

Unter diesen Einstellungen finden Sie weitere Panels, die zu der Berechnung des Urlaubsanspruches berücksichtigt werden können. 

Im Panel "ab 6 Monaten" können Sie einstellen, wie der Urlaubsanspruch berechnet werden soll, wenn der Mitarbeiter mindestens 6 Monate im Unternehmen beschäftigt ist. Folgende Einstellungen können hierbei getroffen werden:

• den anteiligen Urlaubsanspruch
  Hierbei wird der gesamte Urlaubsanspruch anteilig bis zum Austrittsdatum berechnet
• den kompletten gesetzlichen Mindesturlaub
  Hier greift die gesetzliche Regelung für einen Mindesturlaub ab einer Beschäftigung von 6 Monaten. Der Mindesturlaubsanspruch kann je nach Land festgelegt werden.
• den kompletten Urlaubsanspruch
  Der Urlaubsanspruch wird nicht anteilig berechnet bei einer Beschäftigungsdauer ab 6 Monaten, sondern der Anspruch für das gesamte Jahr geltend gemacht.

Im Panel "Bruchteile von weniger als einem halben Tag" legen Sie fest, wie der Urlaubsanspruch, der weniger als einen halben Tag beträgt, gerundet werden soll:

• keine Rundung
  Hierbei bleibt der Urlaubsanspruch unverändert (z.B. 22,25 Tage)
• abrunden
  Der Urlaubsanspruch wird auf den ganzen Tag abgerundet (z.B. Rundung von 22,25 auf 22 Tage)
• aufrunden (auf halbe Tage)
  Der Urlaubsanspruch wird auf den nächsten halben Tag aufgerundet (z.B. von 22,25 auf 22,5 Tage)

Im Panel "Bruchteile von mehr als einem halben Tag" finden Sie gegenteilige Einstellungsmöglichkeit.