Profile

In der Card "Allgemein" geben Sie dem Arbeitszeitprofil eine eindeutige Bezeichnung und wählen den zu verwendenden Feiertagskalender aus.

Ist das von Ihnen am meisten verwendete Profil, kann der Haken bei "Standardprofil" gesetzt werden. Dieses Profil wird bei Profiländerungen innerhalb der Mitarbeitermaske oder bei neuen Mitarbeitern vorausgewählt angezeigt.

In der Card "Zeiterfassung" können Sie die arbeitszeitrelevanten Einstellungen vornehmen.

Ist die Einstellung "Buchungen um Mitternacht splitten" aktiv, werden diverse Einstellungen und Zeitbuchungen um 0:00 Uhr aufgeteilt und angewandt.

Bei "Buchungen ohne Soll zur Genehmigung vorlegen" werden Zeitbuchungen die an Tagen ohne Soll z.B. am Wochenende oder an Feiertagen dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.

Mit "Buchungen ohne Soll ins Überstundenkonto übertragen" lassen sich ohne manuelles Eingreifen Stunden an Tagen ohne Soll direkt ins Überstundenkonto übertragen.

Ist die Einstellung "Buchungen rückwirkend ohne Genehmigung ändern" inaktiv, können vom Mitarbeiter Änderungen an vergangenen Buchungen nicht ohne Genehmigungsprozess vorgenommen werden.

Wurden in der "Administration - Firma - Card Zeiterfassung" die Zuschläge aktiviert, können Sie die für dieses Profil vorgesehenen Zuschläge (z.B. Nachtzuschlag) auswählen.

Sollen die Feiertage ignoriert werden, setzen Sie die Einstellung "Soll-Arbeitsstunden sind zu erbringen".

Sind Feiertage bei Ihnen keine Arbeitstage setzen Sie die Einstellung "Soll-Arbeitsstunden reduzieren", damit das Soll angepasst wird oder setzen Sie die Einstellung "Ist-Arbeitsstunden gutschreiben", wenn an den Tagen gearbeitet werden sollte.

Im Panel "Überstunden" regeln Sie alle Überstundenbezogenen Einstellungen, wenn Sie in der "Administration - Firma - Card Zeiterfassung" das Überstundenkonto aktiviert haben.

Ist der Haken bei "Übertragen" gesetzt, werden die Stunden bei Monatswechsel innerhalb des Zeitkontos übertragen (Saldo). Um die Stunden ins Überstundenkonto zu übertragen, wählen Sie bei "Ins Überstundenkonto übertragen" eine gewisse Anzahl an zu übertragende Stunden oder "Alle" aus.

Ist bei "Genehmigen" "keine" ausgewählt, werden die Stunden ohne Genehmigungsprozess übertragen.

Hinterlegen Sie eine "Erinnerung" (z.B. bei 10 Stunden), wenn Sie eine Infomail bekommen möchten, ab dem Erreichen oder Überschreiten der 10 Stunden, wie im Beispiel.

Sie können "Vertragliche" Überstunden eintragen, wenn diese bei Monatswechsel von den erbrachten Überstunden abgezogen werden wollen. Sind beispielsweise 5 vertragliche Überstunden hinterlegt und der Mitarbeiter macht 7 Stunden, werden ihm 5 Stunden abgezogen und 2 ins Überstundenkonto übertragen.

"Maximale" Stunden legen fest, wie viele Überstunden der Mitarbeiter je Monat maximal machen kann.

Mit der "Toleranz" legen Sie fest, ab wann die Überstunden als Überstunden zählen. Sind hier z.B. 30 Minuten hinterlegt, wird erst alles über 30 Minuten als Überzeit angerechnet.

Ist im Panel "Unterstunden" der Haken bei "Übertragen" gesetzt, werden die Unterstunden bei Monatswechsel im Zeitkonto als Übertrag in den Saldo des Folgemonats übernommen.

Sollen die Minusstunden vom Überstundenkonto abgezogen werden, setzen Sie den Haken bei "Vom Überstundenkonto abziehen".

Auch hier können Sie eine "Erinnerung" für Unterstunden hinterlegen. Möchten Sie beispielsweise bei 5 Minusstunden informiert werden, tragen Sie hier 5 Stunden ein.

Wird z.B. eine halbe Stunde Minus toleriert, trage Sie bei "Toleranz" 0,5 Stunden ein.

Soll das Überstundenkonto zu einem gewissen Zeitpunkt automatisch verfallen, setzen Sie den Haken bei "Automatischer Verfall" und setzen Sie einen Zeitpunkt.

Das Überstundenkonto wird dann auf 0 Stunden gesetzt. Haben Sie jedoch bei "Maximale Stunden" z.B. 50 hinterlegt, der Mitarbeiter hat jedoch 70 Stunden auf dem Überstundenkonto, bleiben ihm nach dem Verfall 20 Stunden stehen.

Legen Sie die maximale tägliche Arbeitszeit fest und entscheiden Sie, ob Stunden die über die hier hinterlegte Stundenanzahl hinausgehen direkt ins Überstundenkonto übertragen werden sollen.

In der Card "Projekte" können Sie Pflichtprojekte festlegen. Das heißt, alle Mitarbeiter, die diesem Profil zugewiesen sind müssen auf Projekte buchen. Buchen Sie ihre Zeiten nicht auf ein Projekt, wird die Buchung abgelehnt und an den Vorgesetzten zur Genehmigung gesendet.

In der Card Urlaub werden alle mitarbeiterrelevanten Urlaubseinstellungen hinterlegt. Ist der Haken bei "Feiertage beachten" gesetzt, werden die Feiertage aus dem hinterlegten Feiertagskalender im Urlaubskalender hinterlegt und bei der Berechnung berücksichtigt.

Geben Sie den "Urlaubsanspruch" des gesamten Jahres ein. Startet der Mitarbeiter im laufenden Jahr, rechnet das System automatisch den Urlaub anteilig herunter. Beachten Sie, dass Sie wirklich den gesamten Jahresurlaub hinterlegen und nicht den selbst errechneten Resturlaub, da das System sonst von dem bereits gekürzten Urlaubsanspruch nochmals anteilig Tage abzieht.

Mit "Verfall von Urlaubsanspruch" legen Sie fest, ob die übrigen Tage des Jahres ins neue Jahr übertragen werden und ob, bzw. wann diese verfallen sollen.

Wurde beim Verfall ein Zeitraum von z.B. 3 Monaten hinterlegt, werden die übertragenen Urlaubstage des Vorjahres im Urlaubskonto als "Möglicher Verfall" angezeigt. Der Mitarbeiter hat also bis 31.März die Möglichkeit seinen alten Urlaub zu nehmen. Ist der Urlaub ab dem 31.März bis in den April zusammenhängend (z.B. 31.03.-10.04.), verfällt der Urlaub nicht. Wird der Urlaub jedoch erst nach dem 31.03. verplant, verfällt dieser zum 01.04. und der reguläre Jahresurlaub wird angetastet.

Im Panel "Maximaler Urlaubsanspruch" legen Sie fest, ob der Mitarbeiter ohne Einschränkung einen hinterlegten Urlaubsanspruch erhalten kann oder ob Sie die Höhe des maximalen Urlaubsanspruches des Profils begrenzen z.B. 30 Tage.

Im Panel "Maximaler Urlaubsübertrag" legen Sie fest, ob bei Jahreswechsel unbegrenzt viele Resturlaubstage übertragen werden können oder ob Sie die Anzahl der Tage einschränken möchten. In unserem Beispiel dürfen nur 5 Tage Resturlaub mit ins neue Jahr genommen werden. Hat der Mitarbeiter 7 Tage Resturlaub, verfallen die übrigen 2 Tage direkt zum Jahreswechsel.

Wie werden die Abwesenheitstage abgerechnet? Wenn Sie auswählen "Jeder Arbeitstag entspricht einem Abwesenheitstag", wird egal wie viele Stunden je Tag hinterlegt sind, ein Urlaubstag abgezogen. 

Beispiel: Arbeitet der Mitarbeiter Mo-Do jeweils 8 Stunden und freitags 4 Stunden, wird für Freitag trotzdem ein voller Tag Urlaub berechnet.

 

Wählen Sie hier auf Stundenbasis aus, wird der Urlaub in Stunden verrechnet. Für einen 8-stündigen Tag werden somit 8 Stunden vom Urlaubskonto abgezogen. Bei einem 4-Stunden Tag dementsprechend nur 4 Stunden.

Hat der Mitarbeiter unterschiedliche Soll-Stunden in der Woche, wie z.B. Mo-Do 8 Stunden und freitags 4 Stunden, ist die anteilige Abrechnung optimal geeignet. Hinterlegen Sie bei Soll die Höhe des längsten Arbeitstages z.B. 8 Stunden. Für den 4-Stunden Freitag wird dementsprechend nur ein halber Tag Urlaub abgezogen.

Zusatzurlaub ab Lebensalter:

Zusätzlich zum Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters kann Zusatzurlaub abhängig vom Lebensalter definiert werden.

Beispiel: ab 50 Jahren bekommt man 2 Tage mehr Urlaub und ab 60 Jahren 4 Tage mehr.

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Zusätzlicher Mindesturlaub:

Zusätzlich zum Urlaubsanspruch kann der Mindesturlaub nach Staffelung aufgestockt werden. Beispielsweise alle 2 Jahre 2 Tage zusätzlicher Mindesturlaub. Diese Einstellung berücksichtigt auch Mitarbeiter, die mit mehr Urlaubsanspruch im Unternehmen starten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter startet mit 26 Tagen Urlaubsanspruch (ab 2 Jahren Betriebszugehörigkeit würde der Mindesturlaub auf 26 angehoben werden). Dies bedeutet, dass die Erste Staffelung bei diesem Mitarbeiter nicht greift, da er die 26 Tage bereits erreicht hat.

• 1. Staffel nach 2 Jahren - Keine Erhöhung, da Urlaubsanspruch bereits >=26 Tage
• 2. Staffel nach 2 weiteren Jahren - Erhöhung auf 28 Tage
• 3. Staffel nach weiteren 2 Jahren - Erhöhung auf 30 Tage

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Zusatzurlaub Betriebszugehörigkeit

Zusätzlich zum Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters kann Zusatzurlaub abhängig von der Betriebszugehörigkeit definiert werden.

Beispiel: ab 5 Jahren bekommt er 2 Tage mehr Urlaub und ab 10 Jahren 4 Tage mehr.

Zusätzlich können Sie festlegen, ob der zusätzliche Urlaub erst bei Erreichen des Eintrittsdatums, sofort nach Jahreswechsel oder erst zum nächsten Jahreswechsel angerechnet werden soll.

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Im "2 Wochen Rhythmus" können Sie die Kern- & auch die Rahmenarbeitszeit für zwei sich immer wiederholenden Wochen anlegen.

In unserem Beispiel wird in den ungeraden Wochen Frühdienst und in den geraden Wochen Spätdienst gearbeitet.

Dies wird im Zeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt (Somit kommt es nicht ungewollt zu Verstößen gegen die Kern- oder Rahmenarbeitszeit).

Haben Sie den 2 Wochen Rhythmus aktiviert, können Sie bei der Rahmenarbeitszeit natürlich auch unterschiedliche Sollstunden je Woche hinterlegen.

Definition Kernarbeitszeit:

Beschreibt den Zeitraum in dem ein Mitarbeiter anwesend sein muss! z.B. Beginn Kernarbeitszeit 09:00 Uhr und Ende Kernarbeitszeit 16:00 Uhr. Meldet sich der Mitarbeiter nach 09:00 Uhr an oder vor 16:00 Uhr ab, wird die Zeitbuchung dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.

Es ist auch möglich nur einen Beginn einzutragen, wenn der Mitarbeiter z.B. zwingend um 9:00 Uhr anwesend sein muss, jedoch ein flexibles Ende hat. Dies gilt auch für das alleinige Eintragen einer End-Zeit.

Das Stundenkonto ist das Herz der Zeiterfassung. 

Ob Sie nun mit Tages-, Wochen- oder Monatssoll arbeiten wollen können Sie hier festlegen.

Beim Tagesprofil geben Sie von Montag bis Sonntag die täglichen Sollstunden an (in unserem Beispiel 8 Stunden je Tag).

Im Zeitkonto werden Ihnen immer nur abgeschlossene Tage angezeigt. Das heißt am 1. des Monats haben Sie noch Null Stunden Soll stehen. Dieser Wert aktualisiert sich immer bei Tageswechsel mit den Ist-Stunden.

Bei den Tagesbuchungen sehen Sie das hier hinterlegte Soll von z.B. 8 Stunden. Somit weiß der Mitarbeiter genau, wann er seine Arbeitszeit erfüllt oder Minus-/Plusstunden gemacht hat.

Beim Wochenprofil auf Stundenbasis geben Sie die Soll-Arbeitsstunden je Woche an und die Anzahl der Wochenarbeitstage.

Wenn Sie im Panel "Woche" Mo-Fr auswählen, kann der Mitarbeiter die Wochenstunden an drei flexiblen Arbeitstagen erbringen.

Im Zeitkonto wird dann direkt zu Beginn des Monats das Wochensoll angezeigt (in unserem Beispiel 18 Stunden). Dementsprechend steht zu Beginn des Monats ein negativer Saldo von -18 Stunden, dass sich nach jedem abgeschlossenen Tag reduziert. In den Tagesbuchungen steht KEIN Tagessoll, da es sich um ein Wochenprofil handelt! Mehr hierzu erfahren Sie in der Zeiterfassung.

Wichtig zu beachten ist hier, dass ein Wochenprofil immer zum 1. des Monats starten muss, auch wenn der 1. ein Feiertag oder ein Tag am Wochenende sein sollte. Nur dann können wir eine korrekte Berechnung des Wochensolls gewährleisten.

Beim Monatsprofil geben Sie die Soll-Arbeitsstunden je Monat an und die durchschnittliche Sollreduktion je Abwesenheitstag. Im Zeitkonto wird dann direkt zu Beginn des Monats das Monatssoll angezeigt (in unserem Beispiel 160 Stunden). Dementsprechend steht zu Beginn des Monats ein negativer Saldo von -160 Stunden, dass sich nach jedem abgeschlossenen Tag reduziert. In den Tagesbuchungen steht KEIN Tagessoll, da es sich um ein Monatsprofil handelt! Mehr hierzu erfahren Sie in der Zeiterfassung.

Wählen Sie nun die Arbeitstage aus, an denen der Mitarbeiter arbeiten kann. Gibt es bei Ihnen eine 6 Tages-Woche, wählen Sie Mo-So aus um dem Mitarbeiter den flexiblen Wechsel der freien Tage zu ermöglichen.

Definition Rahmenarbeitszeit:

Beschreibt den Zeitraum in dem der Mitarbeiter anwesend sein darf. Z.B. Beginn Rahmenarbeitszeit 07:00 Uhr und Ende Rahmenarbeitszeit 18:00 Uhr. Hat der Mitarbeiter einen Tagessoll von 8 Stunden, muss er diesen innerhalb dieses Zeitraums erbringen.

Folgende Auswahlmöglichkeiten haben Sie:

• Keine Rahmenarbeitszeit
• Kommen / Gehen runden
• Bei Kommen / Gehen beachten
• Automatische Buchungen

Wie die einzelnen Einstellungen greifen lesen Sie als Nächstes.

Bei "Kommen / Gehen runden" können Sie für eine Kommen-Buchung und für eine Gehen-Buchung eine Rundung hinterlegen. In unserem Beispiel ist die Rundung auf 15 Minuten gesetzt. 

Beispiel: 

• Kommen-Buchung 07:52 Uhr, Rundung beim Kommen 15 Minuten
• Gehen-Buchung 16:07 Uhr, Rundung beim Gehen 15 Minuten

Startet der Mitarbeiter die Zeitbuchung um 07:52 Uhr wird auf die nächsten 15 Minuten aufgerundet. Also wird die Zeit auf 08:00 Uhr korrigiert.

Beendet der Mitarbeiter die Zeitbuchung um 16:07 Uhr wird auf die letzten 15 Minuten abgerundet. Also wird die Zeit auf 16:00 Uhr korrigiert.

Diese Rundung greift bei allen gestarteten oder beendeten Buchungen.

Wenn Sie dies nur für den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende einstellen möchten, setzen Sie den Haken bei "nur erste und letzte Buchung am Tag". Dann wird nur die erste Kommen- und die letzte Gehen-Buchung gerundet.

"Bei Kommen / Gehen beachten" können Sie einen Zeitabstand für den Arbeitsbeginn und für das Arbeitsende hinterlegen. Ist eine Rahmenarbeitszeit im Panel "Woche" hinterlegt, orientiert sich dieser Zeitabstand an den hier eingetragenen Zeiten.

Beispiel:

• Arbeitsbeginn 8:00 Uhr, Zeitabstand 5 Minuten
• Arbeitsende 16:00 Uhr, Zeitabstand 5 Minuten

Meldet sich der Mitarbeiter um 07:55 Uhr an, wird die Zeit automatisch auf 8:00 Uhr geändert (Zeitabstand für Kommen). Sticht er schon um 07:50 Uhr an, wird diese Zeitbuchung zur Genehmigung an den Vorgesetzten gesendet.

Meldet sich der Mitarbeiter um 16:05 Uhr ab, wird die Zeit auf 16:00 Uhr geändert (Zeitabstand für Gehen). Sticht er erst um 16:10 Uhr ab, wird diese Zeitbuchung zur Genehmigung an den Vorgesetzten gesendet.

Haben Sie beim Zeitabstand die Option "Buchung aufteilen und zur Genehmigung vorlegen" ausgewählt, werden alle Buchungen die vor oder nach der hinterlegten Rahmenarbeitszeit starten abgesplittet und dem Vorgesetzter zur Genehmigung vorgelegt.

Haben Sie in der Rahmenarbeitszeit die "Automatische Buchung" ausgewählt, können Sie im Panel "Woche" die täglichen Sollstunden, sowie den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende eintragen. 

Der Mitarbeiter muss seine Zeiten nun nicht mehr selbst buchen. Diese werden jeden Tag automatisch für ihn dokumentiert.

In der Card "Pausenregelung" können Sie ohne Pausenregelung arbeiten, eine eigene Mindestpause festlegen, sich an die gesetzliche Regelung Deutschland halten oder eine Pauschalpause hinterlegen.

Mit der gesetzlichen Regelung Deutschland sind alle Pauseneinstellung so hinterlegt, wie es grundsätzlich deutschlandweit geregelt ist.

Die Mindestlänge für Ruhepausen beträgt 15 Minuten. Das heißt eine Raucherpause, die kürzer als 15 Minuten ist, wird nicht mit in die Mindestpause gerechnet (zählt somit also zusätzlich zur Mindestpause). Werden die 15 Minuten erbracht, werden diese bei der Länge der Mindestpause berücksichtigt.

Ist "Mindestlänge erzwingen" aktiviert, werden Pausen, die kürzer als 15 Minuten sind, automatisch auf 15 Minuten gerundet.

Die maximale Arbeitszeit am Stück ohne Pause liegt laut der gesetzlichen Regelung Deutschland bei 6 Stunden. Sind diese erreicht, muss der Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten machen und nach 9 Stunden eine Mindestpause von 45 Minuten.

Sie können "Geänderte Buchungen zur Genehmigung vorlegen" aktivieren um über manuelle Änderungen an der Pausenzeit benachrichtigt zu werden.

Unterschied zwischen Mindestpause prüfen und Mindestpause erzwingen:

• Bei "Mindestpause prüfen" wird die vom Mitarbeiter gebuchte Pausenlänge geprüft. Ist die Pause so lang wie vorgegeben oder länger, wird kein Genehmigungsprozess ausgelöst. Ist die Pause jedoch kürzer als vorgeschrieben erhält der Vorgesetzte diese Pausenbuchung zum Genehmigen. (Also: Hier wird die Pause nur geprüft!)
• Bei "Mindestpause erzwingen" wird die vom Mitarbeiter gebuchte Pausenlänge geprüft. Ist die Pause so lang wie vorgegeben oder länger, passiert nichts. Ist die Pause jedoch kürzer als vorgeschrieben, wird die Pause bei Tageswechsel auf die vorgegebene Länge aufgerundet.

Pauschalpause zieht am Ende des Arbeitstages, die hier hinterlegte Pausendauer vom erbrachten Tages-IST des Mitarbeiters ab.

Ist der Haken bei "gebuchte Pausen beachten" gesetzt, greift die Pauschalpause nur, wenn die gebuchte Länge der Pause, die vorgegebene Dauer unterschreitet. Ist der Haken nicht gesetzt, wird die Pauschalpause zusätzlich zur selbstgebuchten Pause abgezogen.

Die Pausendauer können Sie selbst festlegen.

"Schwelle Pause zu Arbeitsunterbrechung" bedeutet, dass zwischen Pause und Arbeitsunterbrechung unterschieden wird. Sind hier z.B. 2 Stunden hinterlegt und der Mitarbeiter überschreitet diese 2 Stunden Abwesenheit am Stück, wird dies nicht als Pause, sondern als Arbeitsunterbrechung angesehen. Das heißt, die 30 Minuten Pauschalpause werden zusätzlich abgezogen.

Die Mindestanwesenheit legt fest, ab wievielen Stunden Arbeitszeit eine Pause abgezogen werden soll. Arbeitet der Mitarbeiter 5 Stunden und erreicht somit nicht die in unserem Beispiel hinterlegten 6 Stunden, wird ihm keine Pauschalpause am Ende des Tages abgezogen.

Im Panel "Feste Pausen" können Sie den Zeitraum der Pausen für die einzelnen Wochentage hinterlegen.

Die Mitarbeiter müssen mit dieser Einstellung nicht mehr selbstständig die Pause buchen. Diese wird täglich für den angegebenen Zeitraum automatisch im Zeitkonto eingetragen.

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