Hinweis: Mitarbeiter können nur von Administratoren, Firmenpersonalern und CEOs angelegt werden!
1. Administration - Mitarbeiter
Öffnen Sie die "Administration" und wählen Sie den Menüpunkt "Mitarbeiter" aus. Hier sehen Sie die Liste, der bereits angelegten Mitarbeiter.
Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in der Toolbar oben links auf . Es öffnet sich eine blanke Mitarbeitermaske.
2. Allgemeine Mitarbeiter Informationen
Die Mitarbeitermaske teilt sich in einzelne Cards auf, beginnend mit den Allgemeinen Informationen.
Bei den gelb markierten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder.
Soll der Mitarbeiter sich an der Desktop-Version anmelden oder die Zeiterfassungs-App am Smartphone nutzen können, benötigt er eine E-Mail-Adresse, an welche die Zugangsdaten verschickt werden.
Tipp: Tragen Sie das reale Eintrittsdatum ein, auch wenn dies einige Jahre in der Vergangenheit liegen sollte.
Das Startdatum für die SaaS.de Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung können Sie in einer anderen Card separat hinterlegen.
Haben Sie die Grundinformationen eingetragen, bestätigen Sie in der Toolbar oben links mit um die modulbezogenen Cards zu öffnen.
3. Mitarbeiteranschrift hinterlegen
Sie können die Mitarbeiteranschrift eintragen, jedoch handelt es sich hierbei nicht um Pflichtfelder.
4. Arbeitszeitprofil zuweisen
Damit das System auf die korrekten Daten für die Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung zugreifen kann, müssen Sie bei jedem Mitarbeiter ein passendes Arbeitszeitprofil anlegen und hier zuweisen.
Hinterlegen Sie das passende Startdatum (erstes Profil beginnt immer mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters) und über den Pfeil rechts aus dem Dropdown-Menü das passende Arbeitszeitprofil.
Wie Sie ein Profil korrekt anlegen, können Sie hier nachlesen.
5. Firmenrechte vergeben
Hat der Mitarbeiter auf Firmenebene eine besondere Stellung, können Sie hier die entsprechenden Haken setzen.
Der Mitarbeiter kann die Administration oder Stechuhrkonfigurationen verwalten und an Geburtstage und Jubilarien erinnert werden.
Hinweis: Das Firmenrecht "Firmenchef" kann nur von einem Firmenchef vergeben und entzogen werden!
6. Hauptabteilung hinterlegen
Sind in der Administration Abteilungen angelegt, muss der Mitarbeiter hier einer Hauptabteilung zugeteilt werden.
Innerhalb der Hauptabteilung findet der Genehmigungsprozess statt.
z.B. Urlaubsanträge, offene Zeitbuchungen werden innerhalb der Hauptabteilung dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt.
7. Weiteren Abteilungen zuordnen
Haben Sie in der Card "Hauptabteilung" auf "Weitere Abteilungen" geklickt, kann der Mitarbeiter auch innerhalb mehrerer Abteilungen mit unterschiedlichen Rechten zugewiesen werden.
WICHTIG: Der Genehmigungsprozess findet jedoch trotzdem nur innerhalb der Hauptabteilung des Mitarbeiters statt.
8. Modullizenzen vergeben
Um die modulspezifischen Mitarbeitereinstellungen eintragen zu können, wechseln Sie in der Menüleiste links auf "Mein Konto - Lizenzen" und setzen Sie den Haken bei den benötigten Lizenzen für den Mitarbeiter. Nachdem Sie die Lizenzen erfolgreich vergeben haben, wechseln Sie im Menü wieder auf "Administration - Mitarbeiter" und öffnen Sie via Doppelklick oder über den neu angelegten Mitarbeiter.
9. Informationen Urlaubsverwaltung
Auf der rechten Seite der Mitarbeitermaske sehen Sie nun die Card "Urlaub". Hier werden die Mitarbeiterbezogenen Modulinformationen hinterlegt.
Legen Sie fest ob der Urlaubsanspruch des Profils verwendet werden soll und wann das Urlaubsjahr startet. Hinterlegen Sie wann die Nutzung der Urlaubsverwaltung startet und tragen Sie ggf. den Wert des übertragenen Resturlaubs beim Startwert ein.
Benötigen Sie mehr Informationen zu den hier zu sehenden Einstellungen, dann lesen Sie hier nochmal nach.
10. Informationen Zeiterfassung
In der Card "Zeiterfassung" hinterlegen Sie das Startdatum der Zeiterfassung und können bereits vorhandene Über- oder Unterstunden beim Startwert hinterlegen.
11. Überstundengrenze hinterlegen
Nutzen Sie das Überstundenkonto, können Sie hier eine Obergrenze der maximalen Überstunden festlegen.
12. Stechuhr-PIN festlegen
Im Panel "Stechuhr" können Sie einen PIN hinterlegen oder den zugewiesenen RFID-Code einsehen.
13. Erinnerungs E-Mails begrenzen
Legen Sie fest, welche Erinnerungs E-Mails an Ihren Mitarbeiter verschickt werden sollen.
14. Anmeldeoptionen festlegen
Im Panel "Kommen & Gehen erlauben" geben Sie dem Mitarbeiter unterschiedliche Anmeldeoptionen. Möchten Sie z.B. nicht, dass der Mitarbeiter sich am PC über das Tasksymbol automatisch beim Hoch- & Herunterfahren des Computers anmeldet, entfernen Sie hier einfach den Haken.
15. Projektrechte vergeben
Nutzen Sie die Projektverwaltung, können Sie hier dem Mitarbeiter die Projektmanager-Rechte einräumen und entscheiden, ob er über die Projektverläufe per E-Mail informiert werden soll.
Ebenfalls können Sie hier die internen Kosten des Mitarbeiters eintragen.